Tatacara Penggunaan Standard Workspace di Ms.Groove
Saat Pertama kali anda login ke Groove Account muncul tab Workspaces. Workspace adalah tempat areal pekerjaan anda dalam berkolaborasi dengan rekan / anggota team. Tempat workspace dishare dengan anggota team yang sudah anda invite sebelumnya. Terdapat 3 bagian pada Workspace: Active berarti anda atau anggota team anda sedang mengerjakan sesuatu baik itu mengkoreksi dokumen, melakukan perubahan pada gambar atau lainnya. Intinya Active menunjukkan perubahan sedang dilakukan. Unread adalah perubahan-perubahan yang belum anda lihat jadi perlu anda simak. Terdapat tanda bintang merah pada tiap folder dan file yang belum anda baca / lihat. Bagian Read adalah perubahan yang sudah anda simak. Dibawah launchbar Workspace terdapat Common Tasks tab yang bisa anda atur penampilan workspace anda dari View By kategori, penentuan indikasi alarm, maupun pengiriman kontak list lewat email.
Saat Pertama kali anda login ke Groove Account muncul tab Workspaces. Workspace adalah tempat areal pekerjaan anda dalam berkolaborasi dengan rekan / anggota team. Tempat workspace dishare dengan anggota team yang sudah anda invite sebelumnya. Terdapat 3 bagian pada Workspace: Active berarti anda atau anggota team anda sedang mengerjakan sesuatu baik itu mengkoreksi dokumen, melakukan perubahan pada gambar atau lainnya. Intinya Active menunjukkan perubahan sedang dilakukan. Unread adalah perubahan-perubahan yang belum anda lihat jadi perlu anda simak. Terdapat tanda bintang merah pada tiap folder dan file yang belum anda baca / lihat. Bagian Read adalah perubahan yang sudah anda simak. Dibawah launchbar Workspace terdapat Common Tasks tab yang bisa anda atur penampilan workspace anda dari View By kategori, penentuan indikasi alarm, maupun pengiriman kontak list lewat email.
cara membuat workspace
Klik New Workspace dan
berikan nama workspacenya contohnya My Second Workspace atau Workspace Utama
lalu tentukan tipe workspacenya apakah Standar yaitu workspace yang berisikan
files tool dan diskusi board dan hal lainnya, atau pilih File Sharing yaitu
workspace untuk saling membagi isi konten file, atau piilh Template dan
tentukan workspace sendiri. Sebagai contohAnda pilih yang Standar. Tampil
didepan anda workspace baru. Disebelah kanan workspace adalah untuk kontak
rekan / anggota team, dibagian bawah adalah menu tab yang berisikan files
tools, diskusi, catatan, agenda, kalendar, dan masih banyak lagi. Anda
sebenarnya tidak perlu membuat workspace dari awal, anda bisa menggunakan
workspace yang sudah ada misalnya workspace dari rekan anda. Sebagai contoh anda
gunakan workspace WideWorldImports.gsa, anda klik File menu dan pilih Workspace
From dan klik Template. isi pada workspace ini antara lain Schedule, Budgets,
Product_Specification, Marketing_Plan, graphics_Logos, Packaging, dan
Launch_Events. Tiap folder ini memiliki file dokumen dan spread sheet untuk
disharing kepada rekan anda dimana anda dan rekan saling bertukar informasi dan
saling mengkoreksi dokumentasi. Anda tidak harus menggunakan file dan folder
yang persis di contohkan disini. Anda bisa saja menggunakan folder file lainnya
yang ingin anda share.cara membuat workspace
cara mengundang rekan untuk bergabung dalam team kolaborasi
cara mengundang rekan untuk bergabung dalam team kolaborasi
Caranya klik Options
menu dan klik Invite to Workspace. Pada dialog box Send Invitation klik Add
More… dan ketik nama rekan / anggota team anda. Misalkan Disini kita ketik Ararsy.
Untuk memastikan namanya benar kita klik Search For User… dan memang Ararsy
nama yang sebenarnya lalu klik Add dan klik OK. Kembali pada dialog box Send
Invitation untuk pesannya saya tulis Ayo gabung di workspaceku! dan klik Invite
dan klik OK. Perhatikan sinyal alert dibawah layar bahwa undangan yang baru
saja dibuat sedang dikirim dan menunggu konfirmasi dari robby. Ia menunjukkan
undangan sedang dibuka dan kemudian undangan anda diterima. Setelah Ararsy
konfirmasi, otomatis Groove mengekspor workspace yang telah kita buat ke
komputernya Ararsy, praktis bukan? Anda
bisa mengundang rekan lainnya untuk bergabung dalam workspace anda sebanyak
mungkin.Setelah itu, anda harus tentukan tiap anggota pada perannya masing
masing. Klik menu Options dan pilih Set Roles. Kita berikan Ararsy wewenang
sebagai manager sehingga ia punya full akses pada workspace ini. Pilih anggota
yang ingin dirubah contohnya disini kita pilih Ararsy dan klik Change
Role.kemudian pilih perannya sebagai Manager lalu klik OK dan OK lagi. Kembali
pada dialog Set Roles dan pilih tab Permissions. Disini peran ditentukan
berdasarkan kemampuannya dalam mengakses data folder file dsb. Peran manager
memiliki semua akses. tentukan Guest untuk bisa mengundang. Demikian sudah
dengan penentuan peran untuk anggota team kolaborasi.
cara menambah penampilan workspace.
Klik View menu piilh
Show/Hide dan klik Workspace List. Disebelah kiri anda tampil Workspace
Launchbar yang muncul pada pertama kali anda login ke Groove dan tentunya anda
bisa mengaturnya sesuai selera anda misalnya disusun berdasarkan Last Unread
Time yaitu menonjolkan perubahan yang belum anda buka berdasarkan waktu. Anda
lihat disini bahwa Workspace memiliki begitu banyak perubahan yang belum kita
buka. Anda juga bisa tambahkan tombol Back dan Forward pada menu workspace
seperti ini. Jika anda ingin lebih mengontrol workspace anda klik Options menu
dan pilih Workspace Manager. Dengan leluasa anda bisa menginspeksi satu per
satu perubahan yang terjadi pada workspace anda seperti yang perlu anda perhatikan
disini adalah wideWorldImport dan Workspace Utama. Banyak hal yang bisa dirubah
setting penampilan workspace ini dianjurkan anda untuk memainkannya agar lebih
mendekati selera anda.
cara menambahkan file pada folder yang sudah ada di workspace
Contohnya pada folder
Marketing_Plan kita tambahkan file Marketing_Plan_DRAFT.docx Mulai dari
sekarang apapun dan siapapun yang melakukan perubahan pada file ini otomatis
tersinkonisasi pada tiap anggota team yang berada pada workspace yang sama
sehingga menghindari kesalahan dalam pengoreksian maupun dalam merevisi cara
lainnya.Anda juga bisa menambahkan tool lainnya seperti yang tertampil pada
More Tools jadi kolaborasi anda dengan rekan tidak hanya sebatas sharing file
tetapi juga dalam pemberitahuan lewat Notes ataupun dalam mengingatkan satu
sama lain dengan kalendar ataupun membagi informasi pada meeting yang tidak
dihadiri oleh beberapa rekan dan masih banyak lagi.
Demikian pada demonstrasi tutorial ini anda sudah mengetahui cara membuat workspace yang baru serta mengundang rekan lainnya untuk bergabung dalam team kolaborasi yang telah disediakan sampai cara menambahkan folder file yang akan dikerjakan bersama maupun merubah penampilan pada workspace.
Demikian pada demonstrasi tutorial ini anda sudah mengetahui cara membuat workspace yang baru serta mengundang rekan lainnya untuk bergabung dalam team kolaborasi yang telah disediakan sampai cara menambahkan folder file yang akan dikerjakan bersama maupun merubah penampilan pada workspace.
No comments:
Post a Comment